Апостилювання документів в Україні.

Відповідно до вимог Гаагської Конвенції підписаної 5 жовтня 1961 року усі країни - учасниці даної Конвенції повинні виконувати певні вимоги по оформленню документів виданих в Україні та за її межами.  Залежно від країни надання, завірення документа може потребувати консульської легалізації або проставляння апостиля.

Суть полягає в тому, що для надання документа виданого на території України або українськими установами на території іншої країни - учасниці Конвенції, документи повинні пройті процедуру апостилювання або проставляння апостіля на документі, виданому в Україні.

І, навпаки, для надання в Україні документа виданого в країні - учасниці Гаагської Конвенції на документі має бути проставлений апостиль в країні видачі даного документа. Проставляння апостиля або апостилювання документа в Україні це процедура додаткового контролю і підтвердження документа. .

Так, для надання в Україні, досить представити документ як є, з підписом особи або декількох осіб, що видали довідку про несудимість, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, доручення, свідоцтво про розлучення шлюбу, атестат, диплом, виписку з вказівкою учбових дисциплін і набраних балів або отриманих оцінок.

Для надання вищеперелічених документів за кордоном, а також надання на території України в посольства, консульства або інші структури іноземних держав документи мають бути правильно оформлені. Документ має бути оформлений, завірений проставлянням апостиля, а також перекладений іноземною мовою. Як правило, на документі, виданому в Україні, проставляє апостиль (апостилює) те ж міністерство, установою якого був виданий документ.

Так на свідоцтві про народження, видане в Україні, апостиль проставляє Міністерство Юстиції України. Апостиль на свідоцтво про шлюб в Україні проставляється в Міністерстві Юстиції України.

Різного роду доручення і інші нотаріальні документи мають бути складені перед нотаріусом (в окремих випадках в ролі нотаріуса може виступати працівник консульської служби України за кордоном), містити нотаріальний запис, підпис нотаріуса з подальшим апостилюванням документа в Міністерстві Юстиції України.

Апостиль на дозвіл на вивіз дитини, заздалегідь складеному перед нотаріусом, проставляється в Міністерстві Юстиції України. Апостиль на свідоцтві про розлучення (свідоцтві про шлюб) проставляється в Міністерстві Юстиції України.

Слід відмітити, що для проставляння апостиля, деякі документи видані структурами підлеглими МЮУ заздалегідь мають бути завірені в обласному управлінні Міністерства Юстиції України. Так, перед проставлянням апостиля на свідоцтві про народження з України, в обласному Управлінні Юстиції України із зворотного боку документа має бути проставлений спеціальний штамп. Так працівник обласного управління Міністерства Юстиції України завіряє підпис працівника того, що видав документ.

Апостиль на довідці про несудимість проставляється в разі надання його за кордоном або в іноземні державні структури в Україні.

Апостіль на довідці про несудимість проставляється Міністерством закордонних справ України. Сама довідка про несудимість має дві форми:

- довідка про несудимість для надання в Україні;

- довідка про несудимість для надання на території іноземної держави.

У зв'язку з цим процедура проставляння апостиля на довідці про несудимість з України має свої особливості. А саме, в Україні довідка про несудимість видається Міністерством внутрішніх справ України, а апостиль на довідці про несудимість проставляється департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України.

Апостиль на диплом, виданий учбовим закладом України, проставляється в Міністерстві освіти України.

Апостиль на атестат, виданий українським учбовим закладом, проставляється в Міністерстві освіти України.

Апостиль на виписку до диплома з вказівкою прослуханих часів в учбовому закладі України проставляється в Міністерстві освіти України.

Апостиль на учбових планах проставляється в Міністерстві освіти України. Учбові плани, з проставленим апостилем і перекладені іспанською мовою можуть бути потрібними для надання в Міністерство освіти Іспанії для підтвердження диплома в Іспанії або іншій країні.

Проставляння апостиля на документах, виданих в Україні, чітко регулюється нормативними документами. Апостиль на документ, виданий в Україні, - апостиль на свідоцтво про народження, апостиль на свідоцтво про шлюб, апостиль на доручення, апостиль на дозвіл на вивіз дитини, апостиль на свідоцтво про розлучення, апостиль на довідку про несудимість, апостиль на диплом, апостиль на атестат, апостиль на виписку до диплома з вказівкою годинника з вказівкою часів, апостиль на учбовий план і ін. має бути проставлений відповідним міністерством.

Неправильно проставлений апостиль приводить до того, що документ не приймається в іноземній установі. Неправильно проапостилюванний документ не може бути прийнятий іноземними державними структурами.

Одною з типових помилок при апостилюванні документів є проставляння апостиля не відповідного міністерства. Такі помилки виникають при перекладах документів в Україні для надання в іноземні організації, як на території України, так і за її межами.

Наприклад:

ПРАВИЛЬНО оформлений документ - довідка про несудимість з України: на довідці про несудимість з України виданою Міністерством Внутрішніх Справ України проставляється апостиль Міністерства Закордонних Справ України, потім здійснюється офіційний переклад іноземною мовою уповноваженим перекладачем.

НЕПРАВИЛЬНО оформлений документ - довідка про несудимість з України: після здобуття довідки про несудимість з України в Міністерстві Закордонних Справ України виконується переклад іноземною мовою українським перекладачем в Україні. Такий переклад потім завіряється нотаріусом в Україні і потім проставляється апостиль Міністерства Юстиції України підтверджующий підпис нотаріуса.

По-перше, документ неправильно оформлений, тому що не довідка про несудимість завірена відповідним апостилем міністерства, а підпис нотаріуса того, що завірив даний переклад.

По-друге, залишився не перекладаним апостиль, проставлений на перекладі довідки про несудимість з України.

Теж саме часто відбувається з апостилюванням інших документів в Україні. Це дипломи, атестати, різні свідоцтва, доручення і інші документи.

Врахуйте цей момент і майте на увазі, що краще витратити трохи часу на вивчення ситуації, розібратися в процесі і зробити один раз правильно, чим оформити документ неправильно і повернутися на вихідні позиції.

Варіацією таких проблемних випадків в проставлянні апостилей на документах в Україні є так зване «подвійне апостілірованіє», яке нічого окрім проблем принести не може. Неправильно оформленому документу не допоможе жодне «подвійне», «потрійне» і так далі апостилювання.

Документ не приймуть в іноземній організації зі всіма витікаючими наслідками, у тому числі і фінансовими втратами.