Засвідчення офіційних документів

22 грудня 2003 року для України набула чинності Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

Дія Конвенції поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав та мають бути представлені на території іншої Договірної держави. На таких документах уповноваженим органом країни походження документа проставляється спеціальний штамп "Apostille" (далі- апостиль).

Даний порядок застосовується у відносинах між Україною та державами-учасницями Конвенції, крім ФРН, яка відповідно до ст.12 Конвенції висловила заперечення проти приєднання України до Конвенції.

Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).

Разом з тим, відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаазька конвенція), дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

У зв´язку із набуттям чинності для України Гаазької конвенції зміни у порядку засвідчення документів сталися лише по відношенню до тих держав, які є членами цієї Конвенції і з якими до цього часу застосовувалась консульська легалізація.

Конвенція не поширюється:

- на документи, складені дипломатичними або консульськими установами;
- на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Інформацію стосовно держав, які є членами Конвенції, можна отримати на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права www.hcch.net.

Порядок проставлення апостиля в Україні

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України „Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" від 18.01.2003 №61, апостиль проставляється:

Міністерством освіти і науки - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

До таких документів відносяться: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;

Міністерством юстиції України - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

Зокрема, свідоцтва та довідки, видані органами РАЦС, документи, видані або засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.

Міністерством закордонних справ України - на всіх інших видах документів.

Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами, затвердженими Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 року №237/803/151/5.

Відповідно до п.2 зазначених Правил апостиль проставляється:

на документах, які виходять від органів судової влади України; на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції; на адміністративних документах; документах про освіту та вчені звання; на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Документи, на які не поширюється дія Конвенції, мають бути легалізовані відповідно до чинного законодавства.

Апостиль не проставляється: на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз´яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Апостиль також не може бути проставлено:

- на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
- на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.

Апостиль може бути проставлено на копіях таких документів, засвідчених у встановленому порядку на території України (нотаріально).

Інформація щодо порядку прийому документів для проставлення апостиля Міністерством закордонних справ України.

Відділ апостилю та витребування Департаменту консульської служби МЗС України приймає для проставлення апостиля такі документи:

- довідки, видані архівними установами України;
- довідки про стан здоров´я (за умови їх посвідчення гербовою печаткою обласного управління охорони здоров´я);
- довідки, видані органами МВС України;
- інші офіційні документи.

Для проставлення апостиля необхідно подати:

- оригінал документа,

Згідно з Наказом МЗС "Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля" N253 від 22.12.2003 року, зареєстрованого Міністерством юстиції України за N1211/8532 від 24.12.2003 року, плата за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав становить, для:

- громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства - 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51,00 гривня);
- юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85,00 гривень);

Плата справляється до проставлення апостиля, шляхом перерахування коштів за такими банківськими реквізитами:

розрахунковий рахунок 31115115500011
отримувач ВДК Шевченківського району
код отримувача 26077968
Банк УДК м.Києва
МФО 820019
КБК 24060300

Від внесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди великої вітчизняної війни, громадяни, віднесені до 1-ої і 2-ої категорій потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Документи приймаються щоденно (крім суботи, неділі та святкових днів) з 9-00 до 12-00 за адресою: 01018, м. Київ, вул. Велика Житомирська, 2.

Термін розгляду документів для проставлення апостиля від 5 до 20 робочих днів.

У разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля, про що співробітник відділу повідомить заявника під час прийому документів, термін розгляду може бути продовжено.

Сайт Міністерства Закордонних Справ України

Увага! Даний розділ носить лише інформаційний характер. За офіційною інформацією звертайтеся безпосередньо до сайту МЗС України.